ここでは、システムの維持システムの維持でやることの中の「システムの維持でやることの一覧」について解説します。

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頭とこころの整理法 システムの維持でやることの手順

効率的に閲覧するために、ページ下部のパンくずリストや、サイトマップのページ、またこのサイトについてのページなども参考にしてください。

システムの維持でやることの基本

システムの維持でやることについて。

これは、システムの維持とはのページで述べたように、

  • 頭の中のメンテナンス
  • ツールのメンテナンス

このふたつにわけることができます。

さらにツールのメンテナンスは、

  • プロジェクト
  • 作業
  • 資料

にわけることができます。下図がここまでのイメージ図です。

システムの維持のイメージ

これらの分類にくわえ、タイミング、つまりメンテナンスをおこなうべき頻度をとりいれたものが、下記になります。

まずは概要として全体ととらえるために確認してください。

頭の中のメンテナンス

日々、生活していくにあたって自然発生的にあらわれる「気になること」と例えば仕事などの「気にすべきこと(やるべきこと)」をキャッチしていく作業です。

具体的やることは「作業のリストアップ」と同じ。

必要なときはいつでも実行するか、最低でも一日に一回は実行します。

ツールのメンテナンス:作業編

次に、ツールのメンテナンスについて。

これは先ほど述べたように「プロジェクト・作業・資料」のメンテナンスがあります。

まずは「作業」のメンテナンスから解説します。

作業のメンテナンスでは、必要に応じて作業の追加・変更・処理をおこなっていきます。

新しい作業の追加

さきほど、頭の中のメンテナンスで「作業のリストアップ」をこまめに実行する、と述べました。

作業をリストアップするということは、当然のことながら、ツール(例えば Evernote)にも新しい作業を追加することになります。

これは常時できるようにしておくのが理想ですが、最低でも一日に一回は実行します。

既存の作業の変更

頭とこころの整理法を実践していくうちに、なんども先延ばしして実行されない作業というものが発生する場合があります。

これについては、作業内容を変更するか、作業自体を終了させることを検討します。

また後述するプロジェクトの変更に関わってくる可能性があります。

この作業は、気付いたときに実行するか、週に一回程度チェックします。

終了した作業の処理

すでに終了した作業が間違って実行中になっていることがあります。

その場合は、終了の処理をおこなうようにします。

この作業は、気付いたときに実行するか、週に一回程度チェックします。

ツールのメンテナンス:プロジェクト編

プロジェクトのメンテナンスでは、必要に応じてプロジェクトの追加・変更・処理をおこなっていきます。

新しいプロジェクトの追加

新しい作業が追加された際、その作業は既存のプロジェクトにあてはまらない場合があります。

この場合、あらたなプロジェクトをたちあげ、その中にその新しい作業を格納するようにします。

この作業は、気付いたときに実行するか、週に一回程度チェックします。

既存のプロジェクトの変更

既存の作業の変更が必要だと判断した場合、状況によってはプロジェクトの計画を作成しなおす必要があります。

またそれによって、プロジェクトをわけて管理することになったり、プロジェクト自体が新しく変化していくこともあります。

この作業は、気付いたときに実行するか、週に一回程度チェックします。

終了したプロジェクトの処理

終了したプロジェクトがそのままになってしまっていると、プロジェクトのリストがどんどん長くなってしまいます。

終了したプロジェクトは、終了処理をおこないます。

この作業は、気付いたときに実行するか、週に一回程度チェックします。

ツールのメンテナンス:資料編

資料としてデータをシステムにとりこんだ際に、日付で管理しわすれることがあります。

その際に、日付で管理できるように処理をおこないます。

この作業は、気付いたときに実行するか、週に一回程度チェックします。

「システムの維持でやることの一覧」まとめ

以上が、システムの維持(メンテナンス)でやることの一覧です。

各一覧における詳細については、次回から解説していきます。