ここでは、システムの維持システムの維持でやることの中の「ツールのメンテナンス」について解説します。

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頭とこころの整理法 システムの維持でやることの手順

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ツールのメンテナンスについて

ツールのメンテナンスについては、システムの維持でやることの一覧では、「作業・プロジェクト・資料」というようにわけて解説しました。

しかし、詳細な説明においてはこの分類にこだわらず、実際の手順に近いかたちで解説していきます。

なおここでもメインツールとして Evernote を使用しています。

Evernote を使用する場合は、おおよそ週に1回程度のタイミングで Evernote 全体を見なおし、

  • 終了しているのほったらかしになっている作業やプロジェクト
  • Inboxにいれたままほったらかしになっているメモ

などを整理していく……これがツールのメンテナンスの具体的作業であると考えてください。

新しい作業の追加

頭とこころの整理法の第一段階である「システムの構築」が完了しているならば、システムの構築をおこなった時点での「気になること」が整理システムに取り込まれているはずです。

くりかえしお伝えしているように、日々の生活を過ごしているうちに、新しい「気になること」が発生します。

そこでその時点でそれらをキャッチし、システムに組みいれていく。

例えば、

  • 「現在の仕事を続けていくことに疑問を感じる。転職を検討しようか」
  • 「そのために資格の勉強をしようか」
  • 「英語の勉強はどうだろうか」

などと考えた(気になってきた)とします。

このような場合、それを思いついた(思い浮かんだ)瞬間をのがさず、「書類入れ(inbox)」にとりあえずほうりこんでおく。

inbox に気になることをメモした場合のイメージ

「書類入れ(inbox)」については頭の中のメンテナンスを参照してください。

またメモをとる(ノートをつくる)祭のこまかな表現については、自身でしっくりくる言葉を使ってください。

例えば「調べる」と「調べてみる」。

「調べてみる」には「とりあえず(調べてみる)」といったニュアンスが含まれるかもしれませんし、「調査する」であればもっとかたい印象、仕事のような雰囲気がでるかもしれません。

そのときの心情(感情)にあわせて記述すればよいと思います。

新しいプロジェクトの追加

さてここでおそらく「転職について考える」といったプロジェクトが新しくたちあがってくるはずです。

「転職」プロジェクトにノートを移動

画像では「転職」というノートブックに、先ほど inbox にほうりこんでおいた2つの作業(ノート)が移動されていることがわかるはずです。

またそれぞれの作業に日付(6桁の数字)が振られています。

これは現在の状況、他にやるべきこととの関係性などから考えて、この日に実行しよう(または思いだそう)という日付を設定する。

最後に、「P: 」からはじまるノートが追加されていますが、これは「転職」プロジェクトに関する計画が書かれています。

計画の作成については、プロジェクトの計画作成を参考にしてください。

状況の変化に関する作業とプロジェクトの終了

ここで例えば、「奥さんが妊娠した」とか「別部署へ異動になった」といったような状況の変化が起こった場合、どうなるでしょうか?

そもそもの「転職」プロジェクトは終了になるかもしれませんし、またプロジェクトはそのまま続行するにしても、やるべき作業が変更になる可能性もあります。

このような場合、

  • プロジェクトの計画を検討しなおす
  • ツール上から「転職」プロジェクトを削除する
  • 「終了したプロジェクト」として資料のコーナーに移動させておく

などの処理が必要になります。

システムの維持でやることの一覧でも解説しましたが、おおよそ週に一度程度、システム全体を見なおし、

  • 終了したプロジェクトの削除しわすれ
  • 終了した作業の資料化のしわすれ

などを確認しましょう。

進行していないプロジェクトの処理

プロジェクトが進行していない場合。

例えば先ほどの「転職のための資格取得について検討する」というような作業を設定したはよいけれど、奥さんが妊娠したのでそれどころじゃなくなった、といったような状況の変化があった場合は、そもそもこの作業をやり遂げるべきなのか?という問題が発生します。

このようなときは、「P: 」からはじまるノート(計画が書いてあるノート)をチェックして、作成した計画のみなおしをおこないましょう。

必要に応じて、

  • 作業の内容を書きかえる
  • 作業自体を終了させる

などの処理をおこないます。

ただし、実行済みの作業の処理でも述べたように、本来やるべきことを先延ばししてしまう「消極的先延ばし」については、達成のための手法である「整理法プラスプラス」で詳しくみていくことになります。

結局、なにをやればよいか?

結局、なにをやればよいのか?

ひとつめは、日々、発生する「気になること」をinboxにいれる。

ふたつめは、ツール(ここではEvernote)を全体的に見なおして、現在の状況と異なる部分があれば、現在の状況にあわせる。

  • Inbox にいれっぱなしの作業は新しくプロジェクトをたちあげるか、既存のプロジェクトに追加する
  • 進行していないのにそのままになっている作業やプロジェクトは終了させるか、変更する

これらを必要に応じて整理していきましょう、ということ。

作業の維持については、実践することにより理解できる部分が多いと思います。

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