ここでは、システムの維持システムの維持でやることの中の「頭の中のメンテナンス」について解説します。

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頭とこころの整理法 システムの維持でやることの手順

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「気になること」と「気にすべきこと」

システムの維持でやることの一覧で、頭の中のメンテナンスについて解説をしました。

それは、

  • 日々、生活していくにあたって自然発生的にあらわれる「気になること」
  • 仕事などの「気にすべきこと(やるべきこと)」

をキャッチすることである、と述べました。

そこでここでは、その具体的な方法について解説していきます。

気になることはどこからやってくるのか?

重要なことは、「気になること」はいつ浮かんでくるかがわからない、ということ。

ここでいう気になること、というのは、「来月の展示会の前売り券をチェックしておこう」とか「この間、雑誌でみたスニーカーを調べてほしいものリストにいれておこう」といったようなちょっとしたこともあれば、ふとした拍子に思いついた仕事上のアイデアであったりします。

こういったことは、いつでもそれをキャッチできるようにしておく必要があるといえるでしょう。

なぜならば、そのタイミングをのがしてしまうと、次にいつそれを思いだせるかわからないからです。

意識と無意識を深い海のようなものだと例えるならば、それは水面に浮かんできたと思うと、また深くしずんでしまう。しかしながら消えてなくなるわけではなく、暗く深い海の底を漂っている。

だからこそ、浮かんできたタイミングでキャッチしたい、というようなイメージ。

では、気にすべきことは?

これとはちがい、「気にすべきこと」はあなたの意識とはまったく関係のない外側からやってくることが多いかもしれません。

それは上司からの指示であったり、顧客からのメール、パートナーからのメッセージだったりすることもあります。

いずれにせよ、人として社会生活を営むうえで「やるべきこと」があるはずで、それらもキャッチしていく必要がある。

書類入れ(inbox)に保存する

ここまで、気になることや気にすべきことを「キャッチする」という言葉を使ってきました。

これはつまり具体的にはメモをする、書きとめる、ということになりますが、ここですこし復習をしてみましょう。

頭の中を整理するということは、どういうことだったか?

頭の中を整理するということは、まずその対象を意識するということが大切であり、そのためには書きだすという作業が効果的。

そして最終的にはそれを「忘れておける(いつでも思いだせる)」状態にしておくこと、これが頭の中を整理するということである。

この点について詳しくは、頭の中をどのように整理するか?を参考にしてください。

すべての情報を「書類入れ(inbox)」に保存する

というわけで頭の中のメンテナンスにおいては、すべての情報を書きとめることを心がけていくことになります。

なおここでいう「すべての情報」とは、気になることのすべて、気にすべきことのすべて、だと考えてください。

  • やりたいと思ったこと
  • やるべきと思ったこと
  • やりたいと感じたこと
  • やるべきと感じたこと

これらをすべて、書きとめていく。

そして情報を書きとめる際のコツは、「書類入れ(inbox)」を使う、ということ。

つまり、気になること、気にすべきことを思いだしたり思いついたりしたら、そのすべてを書きだして、まずは書類入れにいれておく。

気になること、気にすべきことの整理イメージ

Evernote:まずは inbox へ

Evernote を使用しているのであれば、「inbox」というノートブックがはじめから用意されていますから、まずはここにすべてを保存していきます。

スマートフォンをお持ちであれば、Evernote のスマートフォンアプリなどは役立つことでしょう。

どこでも持ち歩くことができて、すぐにメモを取ることが可能だからです。

また Evernote の利点として、そのネームバリューを活かした他アプリ、他サービスとの多様な連携というものがあります。

上記の公式ブログにて紹介しています。

紙媒体:メモ帳や情報カード

必要な道具をそろえる:アナログ編でも紹介しましたが、紙のメモを活用する場合は、ロディア(RHODIA)のNo.11をおすすめしています。

持ちはこびがしやすいですし、スキャナやスキャナアプリを活用すれば、電子化もそれほど難しくありません。

電子化せず紙媒体だけで運用するのであれば、「(物理的な)書類入れ」を用意しておくとよいと思います。

書類入れ(inbox)を空にする

書類入れ(inbox)に情報を格納したままでは整理されたことにはなりません。

その中の情報が増えすぎてしまうと、今度はそこを整理するということをおこなわなくてはいけない可能性もあるでしょう。

そこで定期的に書類入れ(inbox)を確認し、情報を処理し、書類入れを整理する必要があります。

気になること、気にすべきことの整理イメージ

いま「情報を処理し」と書きましたが、ここでいう処理とは、

  • 新しい作業として既存のプロジェクトに追加する
  • 単純に資料として保存するといった作業

などで、具体的な処理の一覧についてはシステムの維持でやることの一覧を参考にしてください。

結局、なにをやればいいか?(まとめ)

というわけでここまでの内容をもとに、やるべきことをまとめてみましょう。

書類入れ(inbox)を用意する

まず「気になること」と「気にすべきこと」を一時的に保存しておくことのできる「書類入れ(inbox)」を用意します。

Evernote を利用している場合は、Evernote にはじめから用意されている「inbox」ノートブックを活用すればよいでしょう。

紙ベースで運用をおこなう場合は、文字どおり物理的な「書類入れ」を用意します。

日々の「気になること」をキャッチする

日々の「気になること」をすべてキャッチします。

つまり、常にリストアップできる状態(メモできる状態)でいることが重要。

スマートフォンの Evernote アプリなどメモ系アプリを活用してメモをとったり、紙のメモ帳とペンを持ち歩くのもよいでしょう。

先に解説しましたが、沈んでしまった「気になること」が、いつ、また浮かびあがってくるかは自分にもわからない。

ということは、浮かんできたそのタイミングをのがさずキャッチすることが理想である、ということになります。

補足となりますが、整理法プラス 公式ブログ Evernote カテゴリにて、Evernote に関する情報を不定期に投稿しています。参考にしてください。