ここではプロジェクトの整理におけるプロジェクトの計画作成の中の「プロジェクトの詳細」について解説をします。

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プロジェクトの計画作成についてのおおまかな流れ

プロジェクトの計画作成については、おおきく3つの分野に分かれています。

  1. プロジェクトの詳細について
  2. プロジェクトの結果について
  3. プロジェクトの進行について

今回は、3番の「プロジェクトの結果」ついて解説をします。

プロジェクトの進行とはなにか?

ここではプロジェクトを具体的にどのように進めていくか? ということについて考えます。

いままでの質問(作成した計画)も参考にしながら、現状と結果とのへだたりをできるだけ正確に把握し、その結果として「作業」という形でそれを書きだす。

それが、ここでの目的となります。

そのために用意している質問は下記のとおり。

  • どうやってこのプロジェクトを他人に伝えていくか?
  • どうやってこのプロジェクトの進行状況を記録するか?
  • プロジェクトを達成するためにどのような作業が必要か?
  • 次にどんな作業をすればよいか?

これらの質問を行き来しながら最終的に具体的な作業を書きだす、というイメージで進めてみるとよいでしょう。

どうやってこのプロジェクトを他人に伝えていくか?

他人に伝えにくいプロジェクトもあるとは思います。

例えば、夫婦関係の改善などは微妙なニュアンスを含むことが多く、また誤解されやすいため他人に伝えることにより余計に混乱する可能性もあるでしょう。

しかしながら、個人的な目標に関するプロジェクトなどは、他人に伝えることにより、やる気を持続または向上させたり、協力や助言を得たりすることが可能になります。

クラウドファンディングというものがありますが、イメージとしては近いかもしれません。

どうやってこのプロジェクトの進行状況を記録するか?

下図は、このサイトのプロジェクト「整理法プラス」の日々の進行状況を簡単に記録したもの。

このように進捗を記録しておくということは、先に述べた現状と結果のへだたりをより正確に把握することの助けになります。

例えばこの例でいえば、時間あたりの生産量とでもいうようなものが予測できるようになり、ページを公開するためにどれくらいの文字数が必要で、そのためにどれくらいの時間が必要か、それは今日のスケジュール的に可能なのか?といった短期的な見とおしが、かなり正確にわかるようになりました。

長期的な見とおしも、より正確になるはずです。

もちろん、すべてのプロジェクトに対してこのような記録をつけていくことは実際的に無理でしょう。

また記録すること自体がむずかしいプロジェクトもあるかもしれません。

ですからここでは、進行状況を記録する必要がありそうかどうか、もしあるならどうやっていくのか? ということを考えていきます。

Evernote を使用している場合は、上記のようにノートに記録していけばよいでしょう。

プロジェクトを達成するためにどのような作業が必要か?

現状でわかる範囲で構わないので、プロジェクトを達成するためにどのような作業が必要か?ということをあらかじめ書きだしておきましょう。

イメージする結果と現実とのギャップを埋めていくために必要なステップは?というように考えてみるとわかりやすいかもしれません。

これにより、おおまかな方向性がわかるようになります。

ただしその「方向性」とは、あくまでも「現在地」からの見とおしなので、行動していくと方向性自体が変わる可能性があることは理解しておく必要があるでしょう。

プロジェクトがうまく進行しなくなったり、取り組むこと自体が億劫になったりした場合は、見とおしがずれていた可能性があります。

計画の作成をみなおしてみましょう。

次にどんな作業をすればよいか?

これまでの質問を参考にして、最終的に「次におこなうべき作業」を書きだしていきます。

プロジェクトを成し遂げるという観点からみれば、それは具体的で、実際に実行できるものである必要があるでしょう。

この「次におこなうべき作業」をこなしたら、次に「さらに次におこなうべき作業」を書きだしていきます。

ただし、達成までの道すじが明確に見えている場合は、最初にすべての作業をまとめて書きだしても構いません。

なお達成までの道すじが明確であるというのは、すでに何度か達成したことがある、ということ。はじめて挑戦するプロジェクトはこれにあてはまりません。

この「次におこなうべき作業」を明確化するということが、計画の作成における目標のひとつです。

書きだした「作業」をどうするか?

最終的に書きだした「作業」については、次のステップである「作業の整理」にて整理をしていきます。

頭とこころの整理法では、複数のプロジェクトに同時的に取り組むことになりますから、各プロジェクトから発生した作業を整理していく必要があるのです。

さてこのページで解説した「プロジェクトの進行」については、現状と結果とのへだたりを正確に把握することが大切であると述べました。

これは、「がんばればできるんじゃないか」とか「やり遂げる自信はある」というような「希望」や「思い込み」だけではなく、事実を客観的にみつめる姿勢が大切である、ということです。

なぜならば、それによって成し遂げるということがより現実的になるからであり、逆にいえば、それをやるために、プロジェクトのリストアップやプロジェクトの計画作成などに取り組んできたともいえるでしょう。