頭とこころの整理法をはじめるにあたり、必要なツールはなにか?

このページではデジタルツール・デバイスなどについて紹介します。

階層がかなり深くなってきたので、どこを読んでいるのかわからなくなってしまうかもしれません。

ページ下部のパンくずリストや、サイトマップのページ、またこのサイトについてのページなども参考にして効率的に閲覧してください。

アナログ編でも開設したように、ツールを選ぶにあたってのポイントは3つ。

  • 「プロジェクト」に相当するツール
  • 「作業」に相当するツール
  • 「資料(参考資料)」に相当するツール

参考:体系的な整理手法 – デジタルツールのシステム実例を紹介しています。

デジタルツールでペーパーレス環境をつくる

さまざまなツールを試してきました。

下記に紹介します。

Evernote の活用

まずメインとなるツール(アプリケーション)に関しては、現状、Evernote の PC / Mac 版がベターである、と考えています。

理由としては、使いにくい点もあるものの、他ツールとの連携や独自の機能が便利であるということ。

Gmail をクリップ

例えば Gmail をクリップできるという点。

右側の「保存」ボタンよりメールを Evernote に保存できる

特にこの際、Evernote 保存後に「Gmail のスレッドを開く」というリンクが作成され、ここをクリックすると Gmail の該当するスレッドに戻ることができる。

Evernote に保存したところ。「Gmail のスレッドを開く」をクリックで該当する Gmail のスレッドに戻ることができる。

これにより、Evernote 側で作業をおこない、終了したら Gmail に戻り、顧客などにその旨を返信する、といった使いかたが可能。

Scan Snap との連携

ScanSnap というデジタルスキャナを利用すると、スキャンしたデータを Evernote に保存することができます。

Scansnap から直接 Evernote へ

これにより、紙のメモ帳に手書きしたメモや、レシートなどをデジタル化して保存、整理することが可能。

ノートリンク機能

ノートリンク は Evernote の機能のなかではあまり知られていない機能かもしれません。

ノートリンクは、文字どおり、ノートとノートをリンクでつなぐ機能で、書類(ノート)の整理に役立ちます。

Evernote のノートリンクを利用した長文執筆用の目次

上図の下線つき緑色部分がリンクになっており、ここをクリックすると該当するノートにジャンプします。

これにより、例えば断片的なメモをリンクでつなぐことができるようになったり、長文などを執筆する場合の目次として活用することも可能。(Evernote には、このノートリンク機能を応用した目次作成機能という機能もある)

Evernote のやや使いにくいところ

Evernote には使いにくい点がいくつかあります。

  • 書いた文章がうまく保存されないことがある。
  • アプリをバージョンアップすると急に使いにくくなることがある
  • ノート名を一括変更できない(これは、こちらの方法でとりあえず対応可能です)

いずれも個人による体感的なものなので、必ずしも誰にでもあてはまるものではありません。

ただし、Evernote アプリケーションがバージョンアップすることにより、いままであった機能が突然なくなってしまう可能性もゼロではなく、そういった意味では注意が必要といえるでしょう。

ここでご紹介している機能についても、2017年4月18日現在の情報となりますので、詳細は Evernote 公式サイトをご確認ください。

Apple Pencil と Evernote

iPad pro には Apple Pencilというものがあります。

iPad の画面に直接、書き込むことのできるペンですが、これが意外と便利。

Evernote の手書き入力機能をつかえば、紙のメモ帳を使う機会を減らすことも可能です。

Apple Pencil はとても書きやすいと感じますが、いざというときにすばやくメモできるのは、コンパクトな紙の手帳だと思います。(アナログ編でご紹介したロディアの No. 11 はポケットにはいるサイズ)

このような点をふまえ、個人的には、普段づかいでは Apple Pencil と Evernote を、顧客との打ちあわせなどでは補助として紙のメモ帳とペンを持ち歩くようにしています。

なお紙のメモ帳は、打ち合わせ後、スキャンして Evernote に保存します。

Evernote のスキャン機能

紙媒体をスキャンしてデジタル化し、Evernote にて整理するために ScanSnap ix100 を使用しています。

これに代わる手段として、Evernote と連携しているスマホ向けスキャナアプリ Scannableというものがあります。

私は試験的に数回、使った程度ですが、それなりに使いやすいと感じました。

デジタルツールのメリット・デメリット

デジタルツールを活用するメリットとデメリットについて。

メリット

特に Evernote などのアプリケーションは、複数端末にてデータを同期することが可能です。

これは、データを Evernote 側で保存してくれているからで、この方式をどこまで信用するか?という問題は残りますが、これにより、万一、あなたの端末が壊れてもそれだけでデータ自体がなくなることはありません。

複数端末でデータを同期することが可能ということは、例えばスマホ向け Evernote アプリを使用し、気になることを思いだしたらどんどんそこに保存していくことが可能になります。

デメリット

Evernote のサービス内容やツールの機能が削除・変更され、使いにくくなってしまう可能性は否定できません。

そのような場合は、あらたなツールにデータを移管するという作業が必要になります。

「必要な道具をそろえる:デジタル編」まとめ

デジタルなツールを利用することは、総じて便利であるといえると思います。

ここで紹介した Evernote 以外にもさまざまなツールがあり、それは今後もあらわれてくるでしょう。

必要な道具をそろえるのページでも解説したように、ツールを選びなおすかもしれないということを予測にいれたうえで、ベストではなくベターで良い、という感覚で探すことをおすすめします。