ここでは、作業の整理の中の「作業のリストアップの手順」について解説をします。

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整理法プラス 全体構成図

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作業について知りたい情報はなにか?

このページではまず、作業をリストアップする際に知りたい情報、知っておきたい情報はなにか?ということについて解説します。

作業について知りたい情報
  • 最低限わかればよいもの:どのプロジェクトの、どんな作業か?
  • 状況に応じて必要な情報:場所や相手など
  • 実行する際に必要な情報:いつ思いだすか?いつ実行するか?

おおまかにいって、この3つがわかればよいということになります。

逆にいえば、この3つがわからないものはあえて作業としてリストアップする必要はありません。

はっきりしないものは計画として書きだしておく

例えば、英会話(英語)を身につけ、インターネットを通して海外の人とやりとりをしてみたい、というプロジェクトを立ちあげたとします。

英会話を学ぶために、英会話スクールやオンライン英会話、その他の勉強法について調べる

初期段階で具体的にわかることがこれくらいまでだとしたら、その先のことは作業としてリストアップする必要はありません。

かわりに、プロジェクトの計画を作成する際に将来の目標として書きだしておくと良いでしょう。

プロジェクトの計画は、次のステップである「システムの維持」において定期的に見直すことになります。

その際にそのプロジェクトが進行していれば、あらたな作業がリストアップされることになります。

希望や夢は作業ではない

私たちはともすると、将来の夢や希望を「作業」としてリストアップしてしまいがちです。

夢や希望は「プロジェクトの計画」としてとどめておくべきで、どうしても作業としてあつかいたいのであれば、例えば「検討する」とか「調べる」といった動詞を用いるようにしましょう。

海外の人と Facebook でやりとりする方法について調べる

など。

具体的な活動(動詞)に気をつけてリストアップすることによって、もしかしたら翻訳サイトを使えば英会話をまなぶ必要はなくなるのではないか?といったような、プロジェクトの方向性を変化させるきっかけを得ることができる可能性はあります。

希望や夢と、作業のちがい

希望や夢と、作業とのちがいを見極めるひとつの目安として、上記の「3つの知りたい情報」そして「動詞を意識する」ということを心がけてみるとよいかもしれません。

抽象的な表現になりますが、現在地から見えている次の一歩、またはせいぜいその次の一歩くらいまでを作業としてリストアップするというようなイメージです。

ただし、何度もくりかえしてゴールまでが完璧に見通せるようなプロジェクトについては、このかぎりではありません。

作業があいまいな場合、どうするか?

ときとして、作業としてリストアップしにくい「あいまいな作業」というものがあります。

創造的・芸術的な活動や、未知の分野のプロジェクトなどがこれにあたるでしょう。

このあいまいな作業に関しては、プロジェクトのリストアップと計画作成のパターンのページでも解説したように、手書きを活用すると効果的かもしれません。

またとりあえず実行してみて、メモ欄に進捗をつけていくという方法も。

整理法プラス 作業のリストアップの手順について

これはこの「整理法プラス」の執筆に関する進捗です。

このように、メモ欄に日々の記録をとっておきましょう。

これにより、最初はよくわからないまま手探りで進めていたものが、だんだんと具体的に計算できるようになってくることがあります。

上図でいえば、日々、執筆した文字数をカウントしており、これにより例えば、2,000文字を書くのにどれくらい時間がかかるか? といったようなことが割と正確につかめるようになってきました。

作業のリストアップの手順

ここまでの内容を踏まえて、作業をリストアップする手順について解説しましょう。

とはいえ手順はとてもシンプルです。

  1. プロジェクトごとに作業を書きだす
  2. 忘れてはいけない用事については、日時を設定する
  3. その他の作業について「思い出す日」を決める

これだけです。

日付の設定について

作業のリストアップについてはいままで解説してきたとおりですので、あとは日付の設定について。

これはまず、絶対に忘れてはいけない用事だけは日時をきちんと記入する。

なにをもって絶対に忘れてはいけないとするか?ということについて考えていくと、その人それぞれの人生の価値観のようなものを向きあう必要がでてくるのですが、これについては計画のための手法である「全的アプローチ法」であつかっていきます。

一般的には、他人と会う予定、お金の支払う予定は忘れてはいけないのではないでしょうか?

極端ですが、絶対に忘れてはいけない用事を把握できたならば、それ以外のものは、多少、忘れてもおおきく困ることはありません。

ですからそれ以外のものについては、プロジェクトごとの優先順位などを勘案しておおまかにスケジュールを決めることになります。

先延ばししてしまうときは

また作業としてリストアップされてはいるものの、いつまでたっても実行されない作業というものもあります。

例えば、「歯科検診へいく日を決める」といったような作業は、近未来的には困ることもないので、先延ばししてしまうことが多くなります。

この場合は、プロジェクトの計画を見なおすとか作業自体を保留してしまう、という判断をあとですることになります。

また先延ばしせずに実行力を高めるような手法については「整理法プラスプラス」であつかっていきます。

作業のリストアップの手順については以上です。