ここでは、作業の整理の中の「作業のリストアップ」の「Evernote を活用した作業のリストアップの実践」について解説をします。

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Evernote を活用した作業のリストアップ 実践編

前回は Evernote の基本知識を「頭とこころの整理法」ならではの視点から解説しました。

今回はそれをもとに、より実践的な手順について解説します。

プロジェクト

まずプロジェクトのリストアップでプロジェクトをリストアップしていると思いますので、それらの(つまりプロジェクト名の)「ノートブック」を作成します。

Evernote のノートブックをプロジェクトとして活用する

左側のサイドバーにノートブックがならんでいますが、これがプロジェクトのリストになります。

私の場合、例外もありますが、基本的には仕事に関するプロジェクトはアルファベットで、プライベートなものは日本語(漢字とひらがな)でプロジェクト名をつけています。

プロジェクトの計画作成

次に、各プロジェクトのノートブックの中に、プロジェクトの計画作成用のノートをつくります。

ノートのタイトルは

P: プロジェクト名(ピー、半角スペース、プロジェクト名)

というように表記しましょう。

Evernote を利用したプロジェクトの計画作成

上図のノート部分「P: 趣味の読書」をみてください。

計画作成をおこなったほうが良いと判断したプロジェクトのみ、このようなノートをつくります。

また、計画作成に関するすべての質問にこたえる必要はありません。

例えば上図は「趣味の読書」に対する計画作成ノートですが、

  • プロジェクトの概要
  • プロジェクトの進めかた・基本方針

このふたつの質問にしか答えていません。

この点についての詳細は、プロジェクトの計画作成とは?を読んでください。

作業について

通常、プロジェクトの計画作成まで終われば、次にやるべき(やりたい)行動がみえてくるはずです。

そこでそれらを「作業」としてリストアップします。

Evernote を使って「やるべきこと」をリストアップ

この図をみると「P: 趣味の読書」という計画作成用ノートのうえに、ふたつつほどノートがありますが、これが「趣味の読書」プロジェクトに対する現状における「作業」です。

ちなみに現状では、

  • 読書する
  • Kindleオーナーライブラリの更新をする

と書いてあると思います。

ちなみに左側の6桁の数字は日付を表しており、またKindleオーナーライブラリというのは Amazon で無料で読める電子書籍のことをいいます。

なお「P: 趣味の読書」という計画作成用ノートの下に「R: 」からはじまるノートがいくつかみえます。

これは実行済みの作業で、「R」は「Reference(レファレンス)の略。

例えばここでは2012年9月5日に「ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編」という本を読み終えたということがわかります。

ノートの中身(本文)をみてみましょう。

Evernote のノート部分に読書メモを記録する

読書メモなどが記録してあります。

実行済みの作業は「R」をつけるといった作業の実行に関する手順については、このあと紹介する「作業の実行」でくわしく解説します。

Project スタック

ここで「Project」スタックをみてみましょう。

Evernote スタックを利用してプロジェクトをまとめる

左側のサイドバー「Project」スタック部分が選択されているのがわかると思いますが、Evernote for Mac では、スタック名を選択すると、そこに含まれているすべてのノートの一覧をみることができます。(右上のノートのタイトル一覧がそれにあたります)

ちなみに Evernote for iPhone などのスマートフォン/タブレット版では、Evernote 8.0 よりこの機能がなくなってしまいました。

参考:ブログのほうにも Evernote 8.0 スタック内のすべてのノートを見ることができなくなりましたという記事を書いておきました。

さて話を元にもどしますが、このときに、ノートを「タイトル順」で並びかえてみましょう。

すると上図のように、すべてのプロジェクトの作業が日付順で表示され、これにより、日付ごとのやるべき作業、思いだすべき作業がすぐにわかるようになります。

ただし当然のことながら、各プロジェクトの作業のリストアップ時に日付を設定(入力)しておく必要がありますから、これについては、作業のリストアップの手順を再度、確認してください。

実際にやること

というわけで、実際にはこの「Project」スタックを確認しながら、絶対に忘れてはいけない作業から優先しておこない、その後、思いだすべき作業を確認し、そのときどきの状況に応じて最適と思われる作業をおこなっていく、ということになります。

なおくりかえしになりますが、作業の実行については次の「作業の実行」で解説します。

補足:Evernote 以外のツールでもできるか?

ここまで Evernote の事例を解説してきましたが、他のツールでも代用できるでしょうか?

結論からいえば、必要な道具をそろえる のページでも解説しているように、理論というか方法論が理解できていれば問題ないはずです。

実際に私は、Evernote いうツールをメインとして活用するまでに、さまざまなツールを試用してきました。

そのうえであえてつけくわえるならば、特にデジタルツール(アプリケーションやソフトウェア)を使う場合は、「メモ欄が充実している」ということがポイントになると考えています。

先ほどの「趣味の読書」の例でも読書メモを記入していることを紹介しましたが、あのように「記録をとっておく」つまり「記録を積みかさねていく」ことが、プロジェクトの計画や作業を実践していくうえで役立つことが多いからです。

プロジェクトの計画や作業の実践に役立つということは、ひいては日々の生活がよりよい方向に向かっていく可能性がたかまる、ともいえるでしょう。

Evernote をおすすめしているのもノート欄(メモ欄)が充実していることと、実際の紙のメモをあつかっている感覚とデジタル的な便利さのバランスがよいことがその理由のひとつでもあります。

アナログツールにおいては、やはり必要な道具をそろえる:アナログ編で紹介した「情報カードと仕切りカード」は、頭とこころの整理法の方法論を理解しやすいツールである、といえるかもしれません。