ここでは、作業の整理の中の「作業のリストアップの基本ルール」について解説をします。

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整理法プラス 作業のリストアップについて

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作業のリストアップに関する基本ルール

作業の整理とはなにか?のページで、作業とはなんなのか、ということについてすこし述べました。

それは、ある目的を実現するためにおこなわれる心身の活動(日本国語大辞典より)である、とのことでしたが、これを踏まえて頭とこころの整理法では、「プロジェクトをやり遂げるためにおこなう心身の活動」というように定義しています。

そこでこの「プロジェクトをやり遂げる」という観点から、作業のリストアップに関する基本的なルールを設けました。

作業のリストアップに関する基本的なルール
  1. ひとつの作業にはひとつの活動を割りあてる
  2. 可能なかぎり明確に表現する

基本ルールその1「ひとつの作業にはひとつの活動を割りあてる」

ひとつめのルールは、ひとつの作業にはひとつの活動を割りあてる。

しかし実際にはこの「ひとつの活動」というものは意外とわかりにくい。

たとえば「インスタントラーメンをつくる」というプロジェクトがあったとします。

すでに何度もインスタントラーメンをつくったことがあるならば、そのための一連の動作を「ひとつの作業」として考えることができるでしょう。

ですからこの場合は、「インスタントラーメンをつくる」という活動をひとつの作業として実行していくことができます。

ですが、もしそれがまったくはじめてであるならば、まず袋をあけて麺とスープをわけておく、野菜をきざんでおく、などなど一連の活動をこまかくわけて考えていく必要があります。

インスタントラーメン プロジェクト
  • 袋をあける
  • 麺とスープをわける
  • 鍋に水をいれてわかす・・・

極端ですが、こんな感じ。

このようにみていくと、プロジェクトをやり遂げるために必要であろう活動に対して、どれくらい習熟しているか?

これによって作業の単位(というか粒度のようなもの)が変わってくる、といえます。

ある人にとっては、そうじ・洗濯・食器洗いをたとえば「家事」という名前の「ひとつの作業」としてあつかえるかもしれません。

しかしそれについて慣れていない場合は「そうじ」、「洗濯」、「食器洗い」というように「みっつの作業」に分ける必要がある、ということ。

先を見通せるかどうか?

このように、ひとつの作業の単位(粒度)については、これから取り組もうとしているプロジェクトや作業に対して、あなたがどれくらい習熟しているか?これが関係してきます。

極端な話、無人島にたったひとりで放りだされてしまったならば、しばらくの間、先の見通しは「ほぼゼロ」でしょう。

そしてこのような場合は、なにをもって「ひとつの活動」とすればよいのかがとてもわかりにくく、結果としてプロジェクトの進行についても試行錯誤がおおくなります。

このように、「ひとつの作業にはひとつの活動を割りあてる」ことが作業のリストアップにおける基本的なルールのひとつめとなりますが、これは、プロジェクトに対する習熟度が低い場合は試行錯誤が必要になるだろう、と予測しておくとよいでしょう。

この点については、プロジェクトの計画作成における「プロジェクトのコントロール度は?」という質問であらかじめて考えておくこともできます。

参考:プロジェクトの詳細について

可能なかぎり明確に表現する

基本ルールのふたつめは、「可能なかぎり明確に表現する」ということ。

例えば下図は私の Evernote の整理システムです。

整理法プラス 作業のリストアップの基本ルールの実例

左側の6桁の数字は日にちを表しています。(2017年5月31日であれば「170531」)

実際にはこのようにいくつもの作業がズラーッと並ぶことになりますから、ひとつひとつの作業についていちいち「これなんだっけ?」と考えることなくスムーズに実行できるようにしておきたい。

「動詞」をさきに書く

というわけでオススメしているのは、動詞(やること)をさきに書く、ということ。

電話する 田中さんに

こんな感じ。

もう一度、上図を見ていただきたいのですが、このようにすると、やることで並びかえることができるので、文字どおり、なにをやればよいのかがわかりやすい。

「前後関係」を追加しておく

これはなにか?

電話する 田中さんに 契約の件について@会社

こんなふうに「契約の件について」と「@会社」というキーワードが追加されました。

これはいわゆる「文脈」とか「コンテクスト」などと呼ばれるものですが、ここでは「前後関係」と呼ぶことにしています。

これらの前後関係は、状況に応じた判断の際に役立つでしょう。

詳細情報はメモ欄に

さらなる詳細情報は、メモ欄(ノートの入力部分)にメモしておきましょう。

整理法プラス 作業の詳細について

この電話番号と「あとで詳細を〜」という部分が詳細情報になります。

こうしておけば、実行の段階で必要な事項を探す手間もはぶけるので効率的といえるでしょう。

「動詞」と「前後関係」は状況に応じてさかさまにしても OK

私は仕事柄、ひとつの場所にいることが多いです。

そのような場合は、「動詞」を先に書いておいたほうがリストアップされた作業を把握しやすい。

しかしたとえば、移動が多い生活などをしていらっしゃる場合は、「前後関係」を先に書いたほうがわかりやすい場合もあるかもしれません。

会社 契約の件について田中さんに電話する

など。

ご自身の状況によって工夫されてみてください。

時間は書かないのか?

絶対に忘れてはいけない用事以外は、時間を書く必要はありません。

なぜならばここまで整理できていれば状況に応じて最適な作業を選びだすことができるようになっているはずですから、わざわざスケジュールを立てる必要はないのです。

またこの作業リストは、基本的には「思いだすこと」が書いてあり、すべてをその日に片付けなくてはいけない、ということではありません。

状況に応じて次の日にくりこしても構わないということです。

もしかすると、朝から晩まで「忘れてはいけない用事」で埋まっている人もいるかもしれません。

いわゆるワークライフバランスと呼ばれるものですが、これついては計画の手法である「全的アプローチ法」で検討していくことになるでしょう。

仕事とプライベートをわける

仕事とプライベートをわける工夫として、私は仕事に関しては「アルファベット三文字」を頭につけるようにしています。

上の図をもう一度、みてください。

上のほうに書いてある「Web」とか「ICI」とか「KNC」などといった作業が、仕事としてやるべきことで、それ以外はプライベートということになります。

「作業のリストアップに関する基本ルール」まとめ

長くなりましたのでまとめます。

作業のリストアップに関する基本的なルールは下記の2つ。

  1. ひとつの作業にはひとつの活動を割りあてる
  2. 可能なかぎり明確に表現する