ここでは、作業の整理の中の作業の実行の「状況の把握」について解説をします。

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作業の実行

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状況の把握とは

リストアップされた作業の一覧から作業を実行していくにあたり、どの作業をおこなうべきか?

リストアップされた作業の一覧

例えば上図。

まず読書をするのか、それとも勉強をするのか?

これは現在の状況の把握に関する問題となります。

状況の把握に関しては、人それぞれ状況はちがうため実践をとおして身につけていただくしかない部分も多いのですが、ここでは判断の際のポイントとなりうるヒントと手法について解説しましょう。

絶対に忘れてはいけない用事(作業)

リストアップされた作業を実行するにあたり、まずやるべきことはなにか?

それは「絶対に忘れてはいけない用事(作業)」です。

「絶対に忘れてはいけない用事」のパターンは主としてふたつ。

それは、

  • いますぐ実行できる
  • 特定の時間にならないと実行できない

このふたつです。

状況の把握:ふたつの側面

そのうえで、状況の把握についてもふたつの側面があります。

それは、

  • リスト内の状況
  • リスト外の状況

このふたつ。

リスト内の状況についてはリストをみればわかりますが、リスト外の状況についてはその場に応じて把握し判断していく必要があります。

リスト外の状況とは

ではリスト外の状況とはなにか?

いくつか例をあげましょう。

  • 体調面(今日は/いまは体調が悪い、など)
  • 精神面(最近、悩みがある/今日はやる気がでない、など)
  • 天候や交通機関の乱れ
  • リストに書くまでもない日々のくりかえし作業
  • 予定変更
  • すでにリストされている内容よりも重要なことが発生
補足:日々のくりかえし作業について

補足として、リストに書くまでもない日々のくりかえし作業というのは、例えば家事などのこと。

これは普段は気にならないのでリスト内にはありません。

しかし例えば、仕事で遅くなって家事をやらずに寝てしまったというような場合、気づくと次の日にやるべき「リスト外の作業」が増えている、というような状況におちいることがあり、それによって「リスト内の作業」に影響をおよぼすことがあります。

また体調が悪い日などは、リストに書くまでもない日々のくりかえし作業が負担に感じる場合もあるかもしれません。

この「リストに含める必要のない、つまり作業としていちいちあつかわない作業」について詳しくは、作業の整理とはなにか?を参照してください。

補足:予定変更

次に、予定変更とは、例えば先方の都合による予定変更などが当日にあった場合などのこと。

これによって今日のリストの内容がおおきく変わってくる可能性があります。

補足:重要なこと

最後に、すでにリストされている内容よりも重要なことについては、例えば家族が急病になったとか、友人が事件にまきこまれたとか。

またはよくあるのは、なにか人生の進むべき方向に気づいて、今日はどうしてもそのことについてやるべき、または調べるべきだと感じたとか、そんなようなことです。

今日の日付のリストをながめる

ここまで、状況を把握するために「絶対に忘れてはいけない用事(作業)」と「リスト外の状況」について解説してきました。

そのうえで、状況を把握するためには、以下のふたつの作業が必要になります。

  • 今日の日付のリストをながめる
  • リスト外の状況について検討する

このふたつを反復しながら考えていく。

今日はどんな一日になりそう?

もう一度、下図をみてください。

リストアップされた作業の一覧

左側に「170608」という数字があります。

これは「2017年6月8日」という意味であり、よって「170608」とついているノートは2017年6月8日にやるべきこと・思いだすべきことのリストとなります。

なお説明のために、今日は「2017年6月8日」だと考えてください。

いちばんうえの田中さんとの打ちあわせ。

このように、時間が記入されているものは、「絶対に忘れてはいけない用事(作業)」になります。

この点の詳細については作業のリストアップの基本ルールを参照してください。

リストをながめてわかること

さてリストをながめてみれば、下記のようなことがわかるでしょう。

  • 今日(2017年6月8日)は、13時より新宿にて田中さんと打ちあわせがあり、これは絶対はずせない。
  • しかしながらそれ以外に関しては、いくつかの「思いだすべきこと」があるものの、「絶対に忘れてはいけない」という作業はない。
  • 言いかえると、可能であれば今日中にやりとげてしまいたいことがいくつかあるものの、状況によっては明日以降に先延ばししてもおおきな問題はなさそうだ。

ここまでが「リスト内の状況の把握」の一例となります。

リスト外の状況について検討

なんとなく、今日がどんな一日になりそうか把握できてきたでしょうか?

そのうえでもう一度、リスト外の状況について検討してみましょう。

  • 体調面(今日は/いまは体調が悪い、など)
  • 精神面(最近、悩みがある/今日はやる気がでない、など)
  • 天候や交通機関の乱れ
  • リストに書くまでもない日々のくりかえし作業
  • 仕事における予定変更
  • すでにリストされている内容よりも重要なことが発生

例えば、今日はちょっと体調が悪いというような日は、リスト内の活動のいくつかを明日に延ばす。

精神面はどうか?

なにか悩みごとなどがあるのであれば、それを「作業」としてリストアップして、取り組むべきかもしれない。

そういえば、田中さんから今日の13時の打ちあわせについての確認のメール返信がまだきていない。

田中さんになにかあったのだろうか? 午前中に再度、連絡をとってみるべきか?

今日も忙しくて英語の勉強はできなそうだ。

実際問題として、英語の勉強は現在、ほとんどできていない。これはプロジェクトの計画を再検討する必要があるんじゃないだろうか?

・・・などなど。

リスト外の状況は常に変化する

このリスト外の状況というのは、刻々と変化していくという点を忘れてはいけません。

  • 朝は元気だったけど午後から体調が悪くなった
  • 上司に言われた何気ないひとことのせいでなんとなくイライラする
  • うっかり忘れていたコンサートのチケット販売日が今日だった

などなど。

これらについて予測することは困難で、よって「リスト内」におさめることは不可能です。

しかしながら、極端な例かもしれませんが、長い間、ひそかに想いをよせていた異性とデートができるチャンスが突然、到来したならば、今日の予定をすべて先延ばししてもそれをつかみたい、と思うこともあるでしょう。

そのような意味で、 リスト外の状況について検討するということも重要であるといえます。

結局、どれからやるか?

このようにしておおまかな見通しをたてることができたら、結局、どの作業からやればよいのか?

ひとつのヒントになりますが、私は通常の場合は、いちばん大変そうな作業からすすめていきます。

しかしながらこれはひとつのパターンに過ぎず、例えば疲れ気味であれば、逆にいちばん楽な作業からすすめていくこともあります。

また次の予定までに10分くらいしかない、という場合ならば、すぐに終えられる作業か、途中でとめても問題ない作業、つまり、あとから再開しやすい作業に取り組むでしょう。

このように、最初に解説したように、状況というのは人それぞれちがうため、実践をくりかえして身につけていただく部分でもあります。

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「状況の把握」まとめ

ここまでの内容をまとめましょう。

状況の把握については、まず、「絶対に忘れてはいけない用事」を確認し、そのうえでリストをながめ、さらにリスト外の状況についても検討する。

次回は、実行済みの作業の処理、先延ばしした作業の処理、資料のあつかいなどについて解説いたします。