頭とこころの整理法のおおまかな流れについての第二段階について説明します。

第二段階はシステムの維持となりますが、おおまかに下記の作業をおこないます。

  1. 気になることをシステムに追加する
  2. 作業を実行する
  3. 終了した作業やプロジェクトを処理する
  4. プロジェクトの計画をみなおす
  5. システム全体をみなおす

順をおって説明していきましょう。

1:気になることをシステムに追加する

第一段階のシステムの構築(の概要)では、あなたが取り組んでいるプロジェクトをすべてリストアップしました。

しかしながら実際には、日々を過ごしているうちに次々と「気になること」がでてくるはずです。

これは文字どおり「なんとなく気になるようなこと」であったり、「ふと思いだしたやるべきこと」であったり、「やりたいと思いついたこと」であったりといろいろ。

いずれにしても、そのたびにそれらをシステムに追加をしていきます。

既存のプロジェクトの作業として追加される場合もあるでしょうし、新しいプロジェクトを立ち上げることもあるでしょう。

  • 新しい作業やプロジェクトの追加

これを追加処理と呼びますが、重要なことは、「気になること」を思いついたらすぐにシステムに追加できるようにしておく必要があるということ。

これはメモ帳やスマートフォンを持ち歩くだけではなく、習慣として身につける工夫も必要になるかもしれません。

2:作業を実行する

当然のことながら、プロジェクトから発生した作業を実行することも、上記の「新しい作業やプロジェクトの追加」と同じように重要です。

  • 各プロジェクトからリストアップされた作業を確認し、作業すべきものから実行する

下図は各プロジェクトからリストアップされた作業の一覧の一部です。

右側の「タグ」欄でプロジェクトを確認できるようにしてあります。

ただし「タイトル」欄を確認するだけでも、それがどんなプロジェクトから発生したものかは、予測できることが多いです。

このようにさまざまなプロジェクトから発生した作業が一覧にされており、それを確認しつつ、現状において最適であると思われるものから実行していきます。

作業の実行については、上図にあるように、いわゆる「やることリスト」のようなものだと考えてもらっても良いかもしれません。

3:終了した作業やプロジェクトを処理する

終了した作業やプロジェクトは、終了処理をおこないます。

  • 終了した作業やプロジェクトの処理

頭とこころの整理法では、基本的に終了した作業やプロジェクトはすべて参考資料として保存しておくというような処理をおこないます。

これをすると、どうなるか?

ひとことでいうと、「過去に気になったこと」のリストができあがります。

頭とこころの整理法ではこれを「ライフログ」と呼んでいますが、これは過去の思いでをふりかえり、感慨にひたるためにあるのではありません。

そうではなく、将来をみとおすために活用する。

過去の記録を参照し、参考にすることは、あらたな計画を立てる際の現実的な資料となるはずです。

ここでは概要を述べましたが、詳細は、のちほど説明します。

4:プロジェクトの計画をみなおす

同様に、思ったように進行していないプロジェクトについては、計画のみなおしが必要な場合もあるでしょう。

  • プロジェクトの計画のみなおし

整理法プラスにおけるプロジェクトの計画というのは、そのプロジェクトの意味や意義、目的などを明確化するような作業のことをいいます。

ここが明確化されていないと、結局、そのプロジェクトをなんのために実行しているのかがわからなくなってしまう場合もあります。

5:システム全体をみなおす

実践をしているうちに、上記の作業をうっかりわすれてしまうというのはよくあることです。

といっても、やるべき作業を実行することを忘れるということはほとんどないでしょう。

けれども終了処理などは忘れがちで、終了したはずのプロジェクトが残っているというようなことは、よくあることです。

  • システム全体のみなおし

これはシステムにすぐにとっておおきな支障をもたらすようなものではありませんが、定期的にシステム全体をメンテナンス(みなおす)ことがベターでしょう。

システムの維持に関するポイント

以上が、システムの維持に関するおおまかな流れになります。

システムの維持に関するポイントのひとつは、継続性にあるといえるでしょう。

そして継続性をたかめるために重要なことは、日々、浮かんでくる気になることをキャッチし、それを忘れずにシステムに放り込んでいく、ということ。

気になることをシステムに放り込めないということは、それがあなたの中にたまり続けるということでもあります。

この点に関しては、例えば定期的にメールマガジンを発行して意識づけをうながすなどのサポートも検討していますが、ご自身でも工夫しながら取り組んでみてください。